In questo corso gratuito parliamo di GDPR. In particolare dal punto di vista delle Web Agency e dei Freelance. L’autore dei video è Fabio Carucci, amministratore del sito DATI360 Privacy Suite.
In questo quinto video vediamo come calcolare il Legal Score della tua agenzia.
Guarda il video o leggi la trascrizione qui sotto!
Se vuoi vedere i video precedenti prima, li trovi qui:
- GDPR – Devo applicare la Privacy Policy nella mia agenzia?
- GDPR – Quali sono le figure di riferimento?
- GDPR – I documenti obbligatori per il tuo sito web
- GDPR – I documenti obbligatori per la tua agenzia
Calcola il Legal Score della tua agenzia
La tua agenzia rispetta il GDPR? Vuoi conoscere il tuo Legal Score? Vediamo come fare.
In questo corso GDPR for Agencies aiutiamo le agenzie a capire come applicare correttamente la privacy. Ricordiamo che Privacy e Cookie Policy non sono altro che la punta dell’iceberg di tutto il GDPR e rappresentano forse meno del 5% di tutto quello che c’è da fare per essere realmente a norma.
In questo caso specifico vedremo come gestire una sorta di audit, un quiz, per capire se sei a norma o meno con il GDPR.
Per far questo utilizzeremo il Legal Score che è un idea che abbiamo proposto noi per appunto dare un punteggio da A a E in base al livello di conformità dell’Agenzia. Chiaramente il quiz è fatto da diverse domande, risponderò A se ho fatto tutto quello che devo fare, E in realtà se non ho fatto quasi nulla.
Vediamo quali sono le domande. Per quanto riguarda la parte del sito web, le domande sono:
- Sono presenti note legali e Partita IVA, Trasparenza, contributi?
- Hai pubblicato Privacy e Cookie Policy?
- Sono indicati i termini e condizioni di vendita?
Chiaramente per ogni punto andrò a rispondere A se ho fatto tutto, E se non ho fatto nulla, altrimenti una lettera intermedia.
Come puoi vedere, in realtà non stiamo parlando solo di GDPR, ma stiamo parlando in maniera più globale, sì del GDPR, ma anche di aspetti legali del sito.
Per quanto riguarda invece l‘organizzazione, le domande sono:
- Sono disponibi di manuali privacy con registro, trattamenti e altri documenti necessari?
- Hai nominato per iscritto il responsabile dei trattamenti dati?
- Effettui documenti audit periodici per dimostrare la tua conformità?
Queste domande in realtà si applicano a prescindere che tu sia una semplice agenzia o un freelancer piuttosto che un agenzia molto strutturata con decine di dipendenti. Perché anche nel caso di un semplice freelancer, lo stesso deve essere nominato per iscritto.
Per quanto riguarda il registro dei consensi:
- Puoi dimostrare il consenso sui moduli contatti, le newsletter?
- Consenti la revoca dei consensi dati?
- Mostri un banner per la gestione dei cookie?
- Blocchi i Cookie di terze parti in maniera preventiva?
Per quanto riguarda la sicurezza, perché ricordiamo che la privacy GDPR sicuramente ha molto a che fare con la sicurezza informatica:
- utilizzi il protocollo HTTPS?
- WordPress e le altre piattaforme eventualmente che usi sono aggiornati?
- Disponi di copie di backup storicizzate e quindi anche il discorso backup, che è apparentemente un qualcosa che esula un po dal GDPR in realtà rientra nell’ambito analisi rischi, misure di sicurezza e quindi qualcosa che sicuramente va fatto.
- Il titolare dei dati, l’Agenzia, dispongono dell’attestato formazione GDPR?
Anche qui spesso la formazione viene un po’ lasciata da parte, ma in realtà è uno dei pilastri del GDPR. GDPR in fondo ci chiede di trattare i dati in maniera responsabile, ma se io non ho fatto un minimo di formazione non lo posso dimostrare. Come posso, in caso di controlli, far credere che tratto i dati in maniera responsabile se non so quello di cui si sta parlando?
Per finire poi ci sono altre informazioni, più che altro in ambito legal.
- Il sito dispone di autorizzazione dei test immagini usati?
- Hai verificato l’ultimo legittimo del marchio?
- Ove necessario applichi norme specifiche, ad esempio vendita ai minori?
Che significa? Che ad esempio alcuni ecommerce in cui ad esempio vendo alcolici, chiaramente lì ci saranno delle regolamentazioni per i minori o quant’altro.
Quindi come dicevamo, sì GDPR ma non solo. Quindi, rispondendo a queste domande dovresti riuscire ad avere una valutazione complessiva da A a E.
A sono un supereroe della privacy, non devo far nulla. E, è bene insomma che mi impegni un po’ di più. Volendo puoi fare il quiz direttamente online in maniera tale che rimane tutto più semplice e ti calcola automaticamente il tuo Legal Score.
Oltre a calcolare il Legal Score potrai avere delle informazioni dettagliate su ogni punto.
In questo fumetto bit chiede a bite “ma ok, il quiz è interessante, ma lo devo fare solamente io o anche i miei clienti?” Bite risponde che chiaramente è bene che lo facciano anche i tuoi clienti. Per quale motivo? Perché se la tua agenzia informa il cliente su quali sono i reali adempimenti della privacy del GDPR, sicuramente qualifica la tua Agenzia in maniera più alta rispetto ad altre agenzie che sembrano non rispettare le norme applicabili. Inoltre ti tutela nel caso in cui, ad esempio fai un booking, un e-commerce e ci dovessero essere dei controlli sul tuo cliente, sicuramente il cliente se non è stato informato in qualche maniera ti può contestare e può insomma dirti “perché non mi hai informato su quello che c’era da fare?”
Ricordiamo che a prescindere dell’ecommerce o meno, il GDPR è sempre applicabile, però informare il cliente è sempre un’ottima cosa.
Per quanto riguarda la documentazione la rivediamo velocemente ma banalmente con Privacy e Cookie Policy e condizioni di vendita rispondo pienamente insomma a tutto quello che è la parte online.
Con il manuale privacy riesco a mettere apposto tutta la parte offline dell’organizzazione e non crediamo che sia così complicato e difficile. Non ci sono scuse perché con i giusti strumenti, ad esempio noi con la piattaforma dati360, il manuale GDPR di 100 pagine riusciamo a farlo in meno di 60 minuti, quindi non ci sono scuse per non fare quello che è richiesto dal GDPR. I documenti per quanto riguarda la parte digital li conosciamo bene. Per quanto riguarda invece la parte online, il manuale l’abbiamo detto, il registro trattamenti, le nomine, le informative, tutti questi documenti che sia ogni agenzia che ogni azienda deve disporre.
Come sempre ricordo che la privacy in realtà non è un costo ma ti aiuta a vendere di più ti aiuta ad essere più tranquillo perché all’interno di un sito e-commerce se rispetto tutti quelli che sono gli adempimenti privacy, le regolamentazioni in generale, il sito si vede che è in maniera più serio più affidabile. Chi visita il sito sta più tranquillo e acquista sicuramente con più fiducia e quindi l’e-commerce venderà di più.
Per questo video è tutto!
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