Notion – Guida in italiano – Database

Notion è uno strumento molto flessibile e potente per organizzare diversi aspetti della vita (lavorativa e non).

In questo quarto video e articolo della guida a Notion in italiano, vediamo cosa sono i Database.

Se vuoi partire dall’inizio, trovi qui gli altri video:

1. Notion – Guida in italiano – Overview
2. Notion – Guida in italiano – Pagine
3. Notion – Guida in italiano – Blocchi

Se sei qui per i Database di Notion, guarda il video o leggi l’articolo qui sotto!

Inizia a utilizzare Notion da qui: https://tools.alessandroepis.com/notion

Cosa sono i Database di Notion

I Database sono lo strumento più potente di Notion, quello che lo rende davvero un software unico.
In questo articolo (e nel video qui sopra) andremo a vedere come crearli, come modificarli, come personalizzarli, insomma, come utilizzarli.

Ma, cosa sono i Database in Notion?

Una definizione che ho trovato è questa: i Database sono un archivio di dati strutturato in modo da razionalizzare la gestione e l’aggiornamento delle informazioni e da permettere lo svolgimento di ricerche complesse.

Avere questa funzione in Notion ti permette appunto di gestire meglio i tuoi dati, mostrandoli nel modo più opportuno per lo scopo specifico.

Forse è più facile a farsi che a dirsi, per cui vediamo come puoi creare un Database in Notion.

Creare un Database in Notion

Per creare un nuovo Database, non devi fare nient’altro che inserire il solito comando “/” e cercare Database. Come puoi vedere, Notion ti permette di fare diverse scelte.
Per creare un Database nuovo, dovrai selezionare una voce tra “Database Inline” e “Database Full Page“.

Selezionando “Inline”, il Database verrà inserito all’interno della pagina, mentre selezionando “Full Page” creerai una nuova pagina con il nuovo database.

Puoi iniziare con Inline e ti comparirà una tabella, il tuo primo database. Potrai sempre farlo diventare Full Page cliccando sui 6 puntini a sinistra e selezionando “Turn Into Full Page Database”.

Dai un titolo al tuo Database e nota come questo database è formato da diverse colonne, i campi o “proprietà”.

Ogni riga sarà un elemento del tuo Database, al quale possono corrispondere diverse proprietà.

Una cosa importante da notare è che ogni elemento del database è a sua volta una Pagina e si può aprire a lato oppure come full page. All’interno di questa Pagina avremo tutte le nostre proprietà del database, ma potremo anche inserire altre cose come un testo o tutti i vari blocchi che abbiamo visto nel precedente articolo.
Questo è uno dei motivi per cui i Database in Notion sono così potenti: avere Database nei quali ogni elemento è una pagina è veramente interessante, perché si possono personalizzare a un livello estremo.

Le proprietà di un Database in Notion

Tornando al tuo Database, dovrai aggiungere delle proprietà per ciascuna colonna. Ti faccio qualche esempio:

Se volessi creare un Database per la gestione dei Task, la prima colonna potrebbe essere il Nome del Task, quindi un Testo.
La seconda potrebbe essere una colonna chiamata “Fatto” con un Checkbox, da selezionare quando il Task è stato svolto.
La terza colonna potrebbe essere una proprietà di tipo Select chiamata “Persona” in cui selezioni il membro del tuo team a cui è assegnato quel task…

Le proprietà tra cui puoi scegliere sono davvero tante tra cui:

• testo;
• numero;
• select, in cui puoi scegliere una sola proprietà;
• multiselect, dove puoi sceglierne più di una;
• status, in cui puoi inserire proprietà del tipo “fatto, in corso o da fare”;
• data;
• persone, in cui puoi inserire all’interno del database le persone del tuo team;
• files and media, si possono inserire foto, video, audio…
• checkbox, quando vogliamo spuntare una casella;
• URL;
• e-mail;
• phone…

E poi ci sono altre proprietà più avanzate come “formula“, “relation“, “rollup” che vedremo più avanti.

Viste (View) dei Database in Notion

Abbiamo visto come creare un database da zero, che di default ha una vista Tabella.

Esistono però diverse altre viste (View in inglese) per i Database di Notion, ciascuna adatta a utilizzi specifici:

Table View in Notion

È la vista preimpostata, una tabella, simile a un foglio di calcolo. Può essere utile per… quasi tutto!

Board View in Notion

È una vista a schede, come un Kanban. Perfetta per gestire progetti e task, raggruppandoli per proprietà come Select, Multiselect o Persone.

Ad esempio, puoi vedere i task divisi per Status (“da fare”, “in corso”, “fatto”) o raggruppati in base ai membri del team al quale sono stati assegnati.

Timeline View in Notion

Anche questa vista è molto utile ai Project Manager. Assegnando a ciascun elemento una data di inizio e fine, potrai vedere il tuo progetto in una linea temporale. Simile a un GANTT.

Calendar View in Notion

Questa vista è proprio un calendario, in cui potrai vedere gli elementi del tuo Database. Utile per eventi, appuntamenti, calendari editoriali…

List View in Notion

La vista “a lista” permette di vedere a colpo d’occhio gli elementi del Database, mantenendo solo il necessario. È utile per una lista di idee, note, articoli o per avere un reminder/inbox.

Gallery View in Notion

La vista a Gallery è una delle mie preferite perché dà una componente visuale e creativa ai Database. Utile per mood board, membri del team, liste di libri/film/ricette… Lascia spazio alla tua creatività!

Filtrare, ordinare e raggruppare in Notion

Non solo è interessante avere diverse viste, ma poterle filtrare e ordinare per visualizzare solo i dati che ti interessano in quel caso specifico.

Mi spiego meglio.

Nel video qui sopra utilizzo come esempio un Template che ho creato per tracciare gli acquisti di Tool in offerta Lifetime.

Il Database principale contiene tutti i Tool che ho acquistato, ma ho creato diverse viste che permettono di tenere d’occhio la situazione sotto diversi punti di vista. Ad esempio:

• i Tool che utilizzo (filtro: “Using” deve essere “true” e “Refund” deve essere “false”)
• i Tool che non utilizzo (filtro: “Using” deve essere “false”, “venduto per” deve essere vuoto e “Refund” deve essere “false”)
• in tempo per chiedere il rimborso (filtro avanzato con tre regole: “Refund By” è dopo oggi e non è stato venduto e la casellina rimborso è “false”, quindi non selezionata.

Ce ne sono tante altre, ma il senso è sempre lo stesso.

Un’altra vista interessante è quella divisa per Categoria: oltre ad inserire i filtri, puoi raggruppare utilizzando la funzione Group e selezionando una proprietà del Database.

Puoi anche decidere di ordinare i dati in una vista, selezionando per quale proprietà vuoi ordinarli e in che ordine. Ad esempio, puoi ordinare per prezzo dal più caro al più economico o per data, dal più recente al più vecchio, etc…

Abbiamo iniziato quindi a vedere la potenza di questi database: semplicemente da un database possiamo ricavare tantissime informazioni utilizzando diverse view, filtrando, ordinando e raggruppando i dati, mostrando quello che più ci interessa.

Spero che ti sia stato utile!

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